業務改善手法BPEC（ビーペック）とは？
業務改善手法ＢＰＥＣ（ビーペック）とは
・外部に調査を依頼すると費用が高くなる。
・社員に負担をかけたくない。
業務改善を進めるには、様々な悩みが存在します。
ＢＰＥＣ(Business Process Engineering Cycle)とは、(株)BPデザイナーズが数多くの業務改善プロジェクト経験から確立した業務改善手法です。
当社では、ＢＰＥＣツールを用いてお客様の業務の見える化を低負荷・低予算・短期間に実現し、より効果的な業務改善を支援します。
ＢＰＥＣツールソフトウェア
社内でご担当者様が自らＢＰＥＣ手法を用いた業務の見える化・業務改善プロジェクトを推進するための、ＢＰＥＣツールソフトウェアを提供しています。
ＢＰＥＣツールをご活用いただくことで、担当者様・対象部門の社員様の負担を最小限に抑えながら、短期間かつ低予算で業務の見える化を実現します。
【主な機能】
・業務構造図 作成機能
・業務量調査票 作成機能
・業務量調査票 集計機能
・集計結果確認用フィードバックシート 作成機能
・集計結果確認用フィードバックシート 集計機能
・各種分析（負荷分析・スキル分析・属人分析・コスト分析・カスタムラベル分析）表示機能
・業務フロー 作成機能
・課題管理表 作成機能
見える化支援サービス
業務改善の経験が無い、やれる自信が無い方向けに、ＢＰＥＣコンサルタントが、業務構造作成アドバイス、分析資料や課題管理表の確認、業務フロー作成をやってみせるなど、貴社の要望に応じてサポートさせていただきます。
業務改善手法 ＢＰＥＣ(Business Process Engineering Cycle)のメリット
ＢＰＥＣの特徴
ＢＰＥＣツールは、担当者の負荷を最小限に抑えつつ、短期間に業務を抽出・見える化し、簡単に業務改善計画を継続させるために考案された手法です。
業務改善はもちろんのこと、システム開発の要件定義や、組織の要員計画、マネジメントスキルの向上など様々な用途において、現状把握をスムーズに完遂し、次のステップへつなげる為の手法としてご活用いただけます。
ＢＰＥＣを利用した業務の見える化の効果
業務改善の主役は、改善施策の立案と計画です。
一方で、一般的に業務改善がうまくいかない理由としては、下記のような原因が考えられます。
- 現状分析に時間と費用を掛け過ぎてしまう
- 現状分析にかかる社員への負担が重い
- 現状分析および業務改善の方法自体が難しい
- 具体的な金額面のコストとメリットが把握できない
このように、業務改善施策の立案と計画に至る前提である、現状の問題把握の段階でつまづいてしまう、一度目はうまくいっても継続的な改善につながらないといった事例が数多く発生しています。
ＢＰＥＣでは、これらの阻害要因を回避しつつ、業務改善計画立案までの流れをスムーズに実施することで、継続的・効果的な業務再構築のサイクルを生み出していきます。
１．現状分析に時間と費用をかけない
確立された手法で業務の現状調査を実施することで、現状分析までにかかる工数をおよそ1人日程度に抑えることが可能です。
２．社員に負担をかけない
時間と頻度を入力するだけの簡素な「業務量調査票」を作成し、調査対象者へと配布します。
エクセルベースの調査票の入力という必要最小限の社員負担で、業務分析を実現します。
３．簡単かつ分かりやすい手順で実施
長年培われてきた業務可視化・改善手法が確立され、ソフトウェアとして提供されています。
企業のご担当者様は、ツールのナビゲーションに従って順番通りに進めていくことで業務の見える化を実現することが可能です。
４．業務の時間とコストがデータで分かる
部門メンバーへの調査をもとに業務量、業務のスキルレベル、コスト等の集計結果をグラフや表で表します。
具体的な時間やコストがデータとして得られることで、業務負荷の影響度や業務改善施策の費用対効果を判断するのに活用できます。
負荷分析 
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スキル分析
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属人分析  |
コスト分析 |
業務改善ツール ＢＰＥＣによる業務の見える化～業務改善のプロセス
ＢＰＥＣによる現状分析フェーズ
１．業務抽出
ＢＰＥＣ手法は、業務抽出から始まります。
ＢＰＥＣツールでは業種ごとに標準化されたテンプレートを活用することで、簡単で低負荷な業務の洗い出しを実施します。
２．業務量調査
洗い出した業務それぞれにどれだけの時間をかけているか、調査対象部門へアンケートを実施します。
ＢＰＥＣでは、調査票の自動出力・自動集計機能、および入力結果の確認用にフィードバックシートを自動作成することで、煩雑な調査の実施プロセスの簡素化・迅速化を実現します。
３．業務分析
業務抽出の結果を、分析します。
ＢＰＥＣでは、数多くの実績を基に定型化された4種類の分析を自動作成し、迅速かつ網羅的に問題業務の見当をつけ、次の工程へ引き継ぎます。
・スキル分析
・属人分析
・コスト分析
・カスタムラベル分析（※業務プロパティ情報「カスタムラベル」設定時のみ）
また、有償アドオン「分析レポート」を購入すると分析結果レポートの自動作成が可能です。
ＢＰＥＣによる課題抽出フェーズ
４．業務フロー作成
業務分析で問題業務と仮定された業務のプロセスを作成します。
引継法と呼ばれるヒアリング手法を用いることでフロー作成にかかる負荷を軽減します。
また、ヒアリングガイド作成機能を用いて、業務分析フェーズでの気付きをフロー作成時のインタビューに活用していただくことが可能です。
５．課題抽出
業務フローを描くことで、業務プロセスの中に潜む問題やその原因、業務上のボトルネック、他部門との関わりなどが明らかになります。業務分析の結果として問題業務を特定しているので、闇雲な業務改善が不要となります。
業務改善計画立案フェーズ～業務改善の実施フェーズ
６．業務改善計画の立案
業務改善施策を決定し、業務改善計画を立案します。
業務分析による組織としての全体最適と業務フロー作成による個別業務単位の部分最適という2段階検証によって、本質的かつ費用対効果の高い業務改善課題を明確にします。
７．業務改善施策の実施
立案した業務改善施策を遂行し、改善後の業務を実施します。ＢＰＥＣで作成した業務フローは、業務マニュアルとして社内に展開し、活用していただくことが可能です。帳票やシステムにリンクし、業務引継や新入社員教育にもご活用いただけます。
ＢＰＥＣによる効果検証フェーズ
８．ＢＰＥＣで再調査・再分析
業務改善アクションの効果検証、更なる改善施策の検討に必要不可欠です。この段階でもう一度ＢＰＥＣ業務量調査を実施することで、簡単・迅速に人件費や作業時間等をチェックしていただくことが可能です。
ネクストアクション！～次なる業務改善計画へ～
業務は改善しても、必ず再び変化していきます。
BPECツールを用いることで、業務改善に従来掛かってきた労力・費用を最小限に抑え、継続的に業務を再構築するサイクルを回していただくことが可能です。業務改善を一過性のイベントにせず、常に組織として業務の実態を把握し、戦略策定、要員計画、人材育成等、様々なシーンでの生産性向上に寄与します。