業務の見える化ツール BPEC の基本機能

業務可視化・業務改善支援ツール BPEC の基本機能

業務量調査のための機能

業務の見える化を簡単・迅速・低負荷に実現するための調査実施フェーズの支援機能を多彩に取り揃えています。

1.業務構造図の作成・編集機能


業務構造図作成画面

BPEC ではエクセルの業務一覧の読込みや、ツール上での操作によってツリー状の業務構造図を作成・編集することが出来ます。
ツリー状の構造図で業務を表現することで、視覚的に業務のレベル感や順序、配置を確認しやすくなります。

業務には、プロパティ情報として「業務の説明」「カスタムラベル」「カスタムテキスト」を入力できます。
カスタムラベルは、業務分析において「カスタムラベル分析」で集計結果を確認することができます。

2.業務量調査票の作成機能


業務量調査票(業務の見える化) ツール上で作成した業務構造図を元に、エクセルファイルの業務量調査票を作成します。
エクセル出力のため、作成した調査票はそのまま調査対象の部門へ配布し、即時にアンケート調査を開始できます。

部署名や職務区分は、事前にBPEC上で設定しておくことで、プルダウンでの選択が可能になります。自由入力も可能です。

3.業務量調査票チェック・集計機能


業務量データベース(業務の見える化) 回収した業務量調査票ファイル(エクセルファイル)を選択し、取り込むことで素早く集計データベースを作成します。
ファイル取り込み時には、入力ミスやファイル重複などのエラーチェックを行う機能もついています。

4.フィードバックシート作成・要確認項目への自動コメント機能


フィードバックシート(業務の見える化) 調査票への入力内容を確認するためのフィードバックシートと呼ばれるチェックシートをワンクリックで作成します。ツールにて、調査票への回答精度を高めるためのチェック項目のON/OFF設定と、しきい値の設定が可能です。設定した内容に沿って、自動で確認用コメントを出力します。

 

 

 

業務の現状分析のための機能

業務量調査の結果を素早く分析可能とするための、有用な4種類の分析と豊富なアウトプット出力機能を用意しています。

5.負荷分析



                            負荷分析グラフ(業務の見える化) 改善効果の高い業務のボリュームゾーンを把握する業務負荷分析を、グラフと表の2タイプで作成します。
メンバーや部門でのフィルタリングが可能です。また、グラフへの色付け、分析メモの保存により分析中のメモや気付きを記録しておくことが出来ます。

6.スキル分析


業務スキルレベル分析グラフ(業務の見える化) 業務の困難度を指し示すスキルレベルを使用して、部門全体や職務区分ごと、部署ごとの業務配分の傾向を把握する業務スキル分析を、グラフで作成します。
任意のカラーリングが可能です。

7.属人分析


属人業務集計表(業務の見える化) 業務のブラックボックス化のリスクや、不要業務の蓄積リスクを把握するの属人業務集計を表で作成します。
表中に分析メモの保存が可能です。

8.コスト分析


業務コスト集計表(業務の見える化) 集計メンバーの人件費を設定することで、業務ごとにかかっている時間をコスト算出した集計表を作成します。
人件費は、個人ごとの個別設定ならびに職務区分ごとの一括設定が可能です。
また、表中に分析メモの保存が可能です。

9.カスタムラベル分析


カスタムラベル分析 業務プロパティ情報「カスタムラベル」を設定することで、集計結果を円グラフで確認することが可能です。
コア業務とノンコア業務、システム利用業務と非利用業務、など
お好きな業務ラベルを自由に設定して、分析を行うことが可能になります。

10.分析結果の出力機能


分析アウトプット(業務の見える化) 各分析の結果を、別ファイルに保存することが可能です。
グラフの場合は、PDFファイルとして、表の場合は、エクセルファイルとして出力・保存します。
また、BPECツール内でフィルタ選択やグラフへの色付けを行った場合、その状態が保持されたファイルを作成します。

上述の分析以外にも、「業務マトリクス」と呼ばれるメンバーの業務割り振り表や、分析の元データとなる業務量データベースをエクセル出力することが可能です。

【有償アドオン】分析レポート作成機能を用いることで、業務分析の結果をまとめて報告書形式でパワーポイントへ出力することも可能です。
分析レポート作成機能の詳細はこちら

11.追跡調査機能


追跡調査票を作成・集計 BPEC業務量調査の結果に基づいて、更なる追跡調査のための調査票を作成し、回答を集計する機能です。
システム要件定義における対象業務の確認や、RPA化候補業務の選定など、業務改善に向けた様々な追加調査にご利用いただけます。

 

 

 

業務フロー作成~課題抽出のための機能

業務の見える化の調査結果を業務改善に確実につなげていくための、問題発見プロセスを支援する機能です。

12.ヒアリングガイド作成機能


 ヒアリングガイド 業務分析フェーズにおいて「負荷が高い」「属人化している」など、業務改善の余地があると考えられる業務について、
減らしたい、簡素化したいなどの改善の方向性や、現状の負荷等に対する原因仮説、原因究明のために確認すべきことをメモすることが出来ます。
メモした内容は、業務フローヒアリングにおける質問事項の一覧として活用できます。

13.業務フロー作成機能


 業務フロー作成機能 業務分析フェーズにおいて「負荷が高い」「属人化している」など、業務改善の余地があると考えられる業務の問題を具体化するために、業務フローを作成する機能です。
業務との関連付けを行うことが出来ます。また、関連付けられた業務に対して分析フェーズで記録したメモ等を確認することが出来ます。

14.課題管理表 作成機能


 課題管理表 業務量調査の結果のすべての業務を一覧化し、業務ごとの課題管理フォーマットを作成します。
関連付けられた業務フローがある場合は、業務フローに記述されたアクティビティが表上に展開されます。

 

 

 

その他の機能

業務の見える化プロジェクトに役立つ各種資料およびフォーマットが用意されています。

14.各種定型フォーム 出力機能


 アウトプット出力イメージ
  • プロジェクトキックオフ資料サンプル(PowerPoint)
  • 業務量調査票記入マニュアルサンプル(PowerPoint)
  • フィードバックシート確認マニュアルサンプル(PowerPoint)
  • 追跡調査票記入マニュアル サンプル(PowerPoint)
  • 業務テンプレート作成用フォーマット(Excel)