「目的ありき」の業務改善プロジェクト

業務改善の進め方

オブジェクトスタートの業務改善プロジェクト

オブジェクトスタート、すなわち目的ありきの業務改善プロジェクトの場合、達成したい共通のゴールがあります。
一方で、「残業は削減したいけど、どの業務を減らせばよいだろうか?」「ミスを減らすためには何を改善すべきなのか?」など、
プロジェクトスタート地点で何から取り組むべきかが分からなかったり、どこに問題があるのか把握できていないケースが多く、
まずは「現状調査から」始めるパターンが多くなります。

■ オブジェクトスタートのプロジェクトの特徴

  • 残業時間の削減、生産性向上、業務上のミス低減など、業務改善において成し遂げたい「目的」がある
  • 目的を実現するための手段としてシステム導入やBPOなど複数の手段が考えられるが、現時点で確定していない
  • 場合によっては、問題の所在や原因が現時点で判明していないことがある

■ 失敗しやすいポイントは?

  • 「まずは現状調査」と思ったが、調査に時間をかけすぎて、業務改善にかける十分な余力がなくなってしまう
  • 現場の状況をヒアリングしたが、どうしたらゴールを達成できるか、課題解決へのつなげかたが分からない
  • 改善施策の費用対効果を予測できないため改善施策の導入判断ができない、もしくは施策の効果が検証できない

現状の定量的な把握と問題の特定がカギ!

オブジェクトスタートのプロジェクトでは、問題の所在と影響、原因をしっかりと特定することが非常に重要になります。
問題を特定するポイントは、

  • 定量的な業務ボリュームと担当者の数、業務の難しさを把握すること
  • 現状の業務プロセスを把握すること
  • 業務遂行時の現場の困りごとや不満をヒアリングすること

です。

業務ボリュームの大きい業務を優先的に改善することで、改善効果は出やすくなります。
残業時間の削減や効率化などにおいてはまず着目すべき業務を、業務ボリュームから判断することができます。

業務を遂行する人が1人しかいない業務や難易度の高い業務は、そこにミスや業務滞留のリスクが存在しています。
ミス低減やリスク低減の目的においては、こうした業務に着目します。
このように、業務の現状把握を不足なく実施することによって、ゴール達成のための改善対象業務を特定しやすくなります。

また、業務フローを明らかにし、業務プロセス上の困りごとなどをヒアリングすることによって
業務ボリュームの多い原因、難易度が高い原因などを明らかにすることが可能となり、解決施策を考える根拠となります。

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