「手段ありき」の業務改善プロジェクト

業務改善の進め方

ソリューションスタートの業務改善プロジェクト

ソリューションスタート、すなわち実装したいソリューションがあらかじめ決まっている業務改善プロジェクトは、
多くの場合、大命題としてトップダウンで「RPA」や「ペーパーレス」などのキーワードが与えられます。
業務改善担当者は、このソリューションをどこに適用するか、を決めなければなりません。
しかし、改善担当者が現場の業務担当とは別部門/別部隊である場合も多く、業務に精通していないことから、
ソリューション適用範囲を、自分たちがやりたい、この業務に適用したい、という「現場からの立候補」で検討するパターンが多くなります。

■ ソリューションスタートのプロジェクトの特徴

  • RPAの導入やシステム刷新などの「大命題」がトップダウンで与えられることが多い
  • ソリューションに対する期待値が高い
  • どの部分にソリューションを適用するか、を現場からの要望ベースで決定することが多い

■ 失敗しやすいポイントは?

  • ソリューションを導入すること自体が目的となり、ソリューションがなんのために必要か、本当に有効かを現場に説明できない
  • 話題のソリューションを導入してみたが、期待していたほど効果を実感できない
  • ソリューションを導入するための調整によって、周辺業務がかえって煩雑になってしまった
  • ソリューション実装段階で考慮漏れの業務が発覚するなど、新たな追加要件が出てくる

対象業務の選択と業務プロセスの具体化がカギ!

ソリューションスタートのプロジェクトでは、そのソリューションを最適な範囲に適用するための業務の選択が非常に重要になります。
業務を選択するポイントは、

  • 定量的な業務ボリュームを把握すること
  • 現状の業務プロセスを把握すること
  • ソリューションを導入した後の新しい作業プロセスを想定すること

です。

業務ボリュームを把握すれば、例えば現場が「〇〇を導入したい!」と声を上げていた場合であっても、
そのソリューションの費用対効果を考慮して導入可否を判断することができ、
逆に適用対象と決めた業務に、「そのソリューションがなぜ必要なのか」を説明することが容易になります。

また、業務の流れを業務フロー図に描いて把握することで、
現状でシステムを利用している業務か、そのソリューションが業務に適しているかどうかなどの判断や、
ソリューション導入後に業務がどう変わるかの説明に役立てることが可能です。
業務ボリュームと組み合わせることでソリューションの費用対効果を具体的に試算することも可能になります。

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