今回のブログではBPECツールを使用して業務棚卸を実施すると
見えてくる分析結果から改善する業務を選定する方法と、
分析をせずに改善する業務を選定することのデメリットについてご紹介します。

《分析から見えてくる業務改善の対象にする業務》

上記の画像はBPECツールで業務棚卸を実施すると確認できるグラフになります。
棚卸をした範囲内で業務負荷(時間)が多く掛かっている業務ほど上位に表示されます。

まず単純な見かたとして実際に調査をした範囲内で
負荷(時間)が多く掛かっている業務から注目してみましょう。
なぜ負荷(時間)が多く掛かっている業務から見ていくのかと言いますと、
負荷(時間)の掛かっている業務ほど業務ごとに改善を実施した時の効果が大きいことが挙げられます。

当たり前ですが、年間1,000時間かかっている業務を何らかの改善施策を用いて
負荷(時間)を30％削減した場合、年間300時間の削減効果があります。
しかし、年間100時間しか実施していない業務では
同じ30％削減しても年間30時間の削減効果しかありません。
同じ30％の削減でも元の負荷(時間)によって改善で得られる効果は雲泥の差になります。
ですので、まずはボリュームゾーンの中から改善対象の業務を
選定することが(業務改善の効果を出すには)重要です。

またBPECの分析グラフではコア業務かノンコア業務かを配色で分けたり、
業務の遂行難易度によってグラフを配色することが出来ますので、
様々な観点から改善の対象になる業務を選定することが出来ます。

《分析をせずに業務改善の対象を選定してしまうことのデメリット》

せっかく業務棚卸を実施したにも関わらず分析をせずに
業務改善の対象の選定を進めてしまうケースもあるかと思います。

分析をせずに選定を進めるケースとして業務の実施者達へのヒアリング等で
選定を進めることがあるかと思いますが、そのような場合以下のようなデメリットが考えられます。
・ヒアリングの場で積極的に発言を行う人の業務のみが改善の対象となってしまう

・負荷(時間)が多く掛かっている業務が選定から漏れてしまう

・個人によって負荷(時間)が掛かっている業務は様々なので話し合いがまとまらず
ヒアリングから先に進めるのが困難になってしまう

またこのような問題のあるヒアリングから選定された業務を改善しても
以下のような結果となってしまう可能性がある点もデメリットです。
・ある人は自分の担当していた業務が改善されて楽になったが
組織としては負荷(時間)の削減にならなかった

・改善効果が少ない業務に対して改善をしてしまった結果、
改善の効果が改善するための施策の費用を下回ってしまった

・定量的な分析をしていないので効果検証ができなかった

《まとめ》

上記でご紹介したように業務棚卸を実施したとしても
その後にどのようなプロセスで改善の対象になる業務を
選定したかによって得られる結果は大きく変わってきますので、
業務棚卸を実施したら必ず定量的な分析をすることをオススメします。

saito

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