業務改善の進め方

「問題の可視化」を「課題解決」へつなげる方法とは

問題が見えれば改善はできる？

問題が「見える」ことと業務を「改善する」ことは全く次元の違う話です。
ここを混同している人を多く見受けます。

時間をかけて調査をして、散々業務を分析して、業務分析報告書を作成して、
ここで「ゴール！」となってしまっている例が後を絶ちません。

確かに、半年や１年かけて業務を棚卸して、徹底的に分析したりすると、
それから更に改善活動のパワーが残っていないのではと思います。

つまり「業務分析」＝「業務改善」と思っている人は決して少なくありません。
「問題さえ見えればいくらでも改善はできる」と言っている人もいます。

まず、業務上の問題とは何でしょうか？
簡単に言ってしまえば、会社が事業を営む上で障害となっている要因と言えるでしょう。
例えば以下のようなことです。

では、これらの問題を解決してみましょう。

ミスが多い　⇒　ミスをなくそう！　・・・どうやって？
営業ができない　⇒　外に行けるようにしよう！　・・・どうやって？
残業が多い　⇒　残業をやめよう！　・・・どうやって？

おわかりですよね。
業務上の問題すら見つからない昨今なのですが、
見えたところで解決の術もなく、分析した結果が無駄になり、何も解決されずに
時間だけが経過し、業務分析に費やした時間だけが無駄になります。

問題解決のためにすべきこと

問題を解決するためには課題化するという作業が必要です。
では、問題と課題は何が違うのでしょうか？
これも世の中では混同しがちなことです。

わかりやすい例えで言うと、「夏休みの課題」です。

・夜は早く寝る
・ラジオ体操に毎朝参加する
・毎日親の手伝いをする
・鉄棒の逆上がりができるようにする

では、何故「夜は早く寝る」という課題が生まれたのでしょうか？

「夜寝るのが遅いから」・・・そんなことではないです。

つまり「成績が下がった」から一気に「夜は早く寝る」には行かないのです。
大元の問題があり、それは何が原因でそうなったのか、そうしてそれを解決
するために何をしなければならないかということです。

もちろん、成績の下がった原因は寝不足だけではありません。
他の原因も同じように潰していかなければなりませんが、その中で最も簡単に
解決できそうな課題を選ぶのもひとつの考え方です。

では「夜は早く寝る」という課題が決まりました。
しかし夜更かしの原因が複数あります。
それを実施させるための手段が改善施策です。
・ゲームを処分する
・ゲームの時間を決める
・時間が来たら親にゲームを持って行ってもらう　など

これらの中で最適なものを選択することが業務改善です。

まとめ

本日のことは以下にまとめます。

１．問題の原因を探る
２．問題を課題化する
３．課題を実施するための手段（改善施策）を考える

業務改善では、「問題が見えた」後、それをどうするかが求められます。
だからこそ、問題の可視化までの工程はなるべく低負荷・短期間で実現し、改善のための余力を残す必要があります。

ＢＰＥＣについての詳細はこちら