【花咲爺の業務改善体験談】業務システムの改善に見積費用がかかる?!

昔話ではあるが、以前の勤めていた会社で新たに引き継いだ仕事で
業務システムの改善が必要になり、そのシステムの開発を行い引続き運用・保守をお願いしているSIベンダーに改善の見積をお願いしたところ、
「見積すること自体に百万円ほどの費用が掛かります。」との返答があった。

 

はじめはいったい何を言っているのか判らず、
「改善の見積をお願いしているのですよ。何でその見積をするのに費用が掛かるのですか?
このシステムを開発したのは貴社であり、いまは運用保守をしているのも貴社ですよ。
ですからこのシステムを貴社は熟知していますよね。」
と何度も聞いてしまいました。

 

よくよく話を聞くとその担当者はこのシステムを引き継いだばかりであり、内容を熟知していない人でした。
その人が当方の要望に応えるためには運用・保守契約以外の時間を投入し検討しなくてはならず、その費用が必要であるとのことでした。

 

費用削減の思わぬ代償

SIベンダーの社内事情はそうかも知れませんがシステムユーザーの立場からすると納得できません。
このシステムの運用・保守を担当していた前任者に急遽時間をとってもらい見積もってもらうという無理筋のお願いをしました。
そうしたところ改善費用が百万円と回答がありました。そして即座に改善をお願いしました。

 

この話はSIベンダーの問題だけを言っているのではありません。
システムを発注した側にもいくつかの反省すべき点があったことに気が付いたのです。

 

発注側としてシステム開発及び運用保守の費用を削減するために
システム開発時や運用・保守を円滑に行うためのドキュメントの作成工数を大幅に削減することをSIベンダーに要求していたのです。

 

また、運用・保守費用も実際にかかった工数実績を報告させ、工数の少ない月に合わせるように徐々に契約工数を少なくしてきていました。
これではベンダー側も最低限の仕事しかできず、担当者が変わるタイミングで円滑な業務引継ぎができるドキュメントや説明の時間が取れていなかったのです。

 

システムの開発や運用・保守の費用を極力抑えようとするのは良いのですが、
ビジネス環境の変化に対応するために何かシステムに改善を加えようとしたときに検討の基礎になる資料や
ユーザーやシステム担当者が変わるときにそのシステムが支える業務プロセスやシステムの内容を説明する資料が整える重要性を見落してしまうことがあります。

 

ユーザー側にしてもSIベンダー側にしても人事異動は必ずあります。
判り易いドキュメントを残すこと忘れないようにしたいものです。

 

花咲爺

Mail Magazine