【BPデザイナーズブログ】業務改善はなにから始めるのか


働き方改革やコロナ禍におけるテレワークの導入等で
業務改善をしていく必要があると認識されている企業は
年々増えてきていると思います。
では業務改善を進めていく上でなにから始めたら良いのか、
また何に気を付けた方が良いのでしょうか?

《改善施策からスタートする業務改善は難しい》

業務改善を進めるにあたって様々なステップを無視して
改善施策からスタートする業務改善は失敗に終わってしまうケースが多いです。

なぜなら組織にはたくさんの業務が複雑に絡み合って存在していて、
業務ごとにボリュームも違えば、遂行の難易度も違いますし、
携わっている人間も社内の人員だけではないと思います。

その複雑な業務の全体像すら把握をしていない状態で
問題点や課題を見つけて改善施策を立てるのは困難です。
では業務改善はなにから始めたら良いのでしょうか?

《まずは業務の棚卸から》

本来の棚卸とは期末時点で商品等の在庫数を確認して期末棚卸資産を確定することですが、
業務の棚卸とは組織に存在する業務の内容や業務の量を可視化することです。
方法は様々ありますが方法を問わず業務の棚卸をするとおおまかに以下のことがわかってきます。

・どのような業務が存在しているか
・業務にどれくらいのコストや時間が掛かっているか

このようなことがわかってくると色々なことに気づけると思います。
例えば・・・
・この業務にこんなに時間が掛かっているんだ
・この業務属人になっていてリスクがあるな
・この業務いらないんじゃないかな
・業務量が同じでも人によって作業時間にはバラつきがあるな
・業務量全体で見てノンコア業務の比率が高いな

この気づきが問題点や課題を見つけて改善施策を立てるきっかけになる情報になります。
有効な改善施策を立てる上で業務の棚卸は必須です。

Saito

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