【BPデザイナーズブログ】業務改善がビッグイベントにならないように


先日エアコンの交換をしました。
その時エアコンを取り付けてくれた方に部屋が綺麗だと褒められました。
その前の取り付けの家は足の踏み場の無いくらい散らかった家で、
エアコンを取り付けるのに一苦労したと話されました。

《定期的な部屋の掃除と定期的な業務改善》

私は部屋の掃除は徹底していて、近くにハンディの掃除機やハンディのモップがあって、
気が付くとすぐにゴミを吸ったり埃を取ったりします。
出したものは必ずすぐに片付けて、常にデフォルト(初期状態)を保っています。

部屋の掃除自体は週に1回行うのですが、月に1回は家具を動かして掃除をしたり、
お風呂の壁や天井、換気扇や網戸などの掃除もします。
月に1回やっていることが、まるで年末の大掃除のようですが、
日々掃除をすればするほど、掃除は楽で常に綺麗な状態を保つことができます。
ある意味、習慣化することが大切だと思います。
これを続けると年末の大掃除は必要なくなります。

これを業務改善に置き換えましょう。
業務改善活動を実施された会社は多いと思います。
ところが改善された状態を保っている会社は少ないのではと思います。
ある会社は、業務を改善したら1年もたたず改善する前に戻ってしまった、
などの話を聞いたこともあります。こんな話は数例あります。

業務を改善しても改善された状態(ある意味初期状態)を保つしくみも同時に考えないと、
業務はどんどんと非生産的なやり方へとなってしまいます。

《部屋も散らかると非生産的なことが起こる》

部屋も同じくせっかく片付けても、そこから何もしなければどんどん散らかって汚くなるだけです。
だから定期的な掃除をするかもしれませんが、それをいつするかです。
もしも掃除のタイミングが足の踏み場もない状態になってから始めたとしましょう。
しかしその散らかっている状態では、何かどこにあるのかわからなく探す手間が増えたり、
すぐに欲しいものが取り出せず、その時間が無駄になったりします。
そして何よりも、散らかっている部屋は何となく気分が悪いものですよね。
汚いのに慣れて気にならなくなるかもしれませんが、
掃除をするとやっぱり綺麗な部屋はいいなと思いませんか。

私も今の状態にするために大掃除をしました。
私はモノを捨てるのが苦手な性格で、不用品がどんどん溜まって部屋を圧迫していました。
服も多くてハンガーが斜めに傾いていました。
そこで一念発起、断捨離&大掃除を決行しました。
まずは今必要でないものは思い切って捨てる。
そうしていろいろなものを収納箱に入れて部屋をすっきりさせました。
今流行りの収納術に影響されていることはあります。

そうして部屋は綺麗になったのですが、何としてもこの状態を保ちたいと自分なりのルールを決めました。
一時的に置く場所は本当に一時的で、翌日まで置いたままにせず必ず収納する。
服や靴は買ったら同じ数だけ捨てる。そうして掃除の習慣です。
特に家を出る時は完璧な状態にして出ます。そうすると帰って来た時気分がいいです。

《常に改善されている状態をキープする》

業務改善も習慣化が大事です。
昔は「日々の改善」なんて言葉がありましたが、そんなことを実行している会社はまずありません。
ただ、散らからないようにする手段は必要です。それが業務の可視化です。
業務を常に見えるようにしておきます。
デジタル化による可視化はもちろんですが、定期的な業務調査も必要です。
つまり常に見える状態にしておくと、散らかったり汚れたりするとすぐにわかるようになります。

定期的な業務調査も負荷になるようであれば続きません。
片手間で調査・集計ができると常に可視化された状態が保たれます。
業務は生き物だといつも言っています。
業務は内的要因や外的要因で常に変わって行きます。
だから常に可視化して、何かが変わったらそれをウォッチして改善する必要があります。

日々改善とまでは言いませんが、常に改善できる環境を作っておくことも大切なことです。
業務も散々非効率になり、それを改善するとなると物凄い労力や期間が必要になります。
定期的に改善するからこそ、業務改善が一大イベントになることなく実施できるようになります。
この一大イベントの業務改善こそ年末の大掃除です。
ですから大掃除なんてしないで済むように可視化された状態を保つのです。

BPECは定期的な調査や集計を通して、どのくらい改善されたのか、何故改善できなかったのか、
新しい問題は何かをチェックし続けながら改善活動を進めていく手法です。
こちらも参考にしてください。

ハリー

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