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業務改善の進め方

業務改善における システムの壁 とは

 情報システム改善 のイメージ

情報システムは完璧?

情報システムというものは、そもそも完璧に構築されているものではありません。

1.会社の環境の変化(取引先の関係や取扱い商材の関係など)によって、システム機能が現状の業務と合わなくなる
2.そもそも必要な機能が仕様から漏れていて、機能不足を運用でカバーしている
3.開発の際に予算が無くて機能が構築されなかった
4.業務オペレーションと乖離したシステムが構築された

このように、システムに機能不足を感じていたり、業務とのミスマッチを感じている事例は数多くあります。

大手企業であればあるほど、あらゆる業務や会社の運用がIT化されており、
業務改善=システム改修となっている会社は多いのではないでしょうか?
昔はBPRと言ったら基幹システムの改修、というほど改善活動とシステムは切り離せないものです。

しかしながら、上記に挙げたように、システムというのは何らかの機能不足ややり辛さというものがあり、
少なからず不満を持っている人も多いはずです。

システムに不満が生まれる理由

新しくシステムを導入する、あるいは 情報システム改善 、システムの刷新や改修をする、ということで
現場からの要望を確認すると、
「こんな機能が欲しい」
「ここを直してほしい」
など、言う人はどんどん言ってきますし、まったく言わない人もいます。

システム構築の間違いはここから生まれます。

つまり、ヒアリングベースでシステム構築をすると、
言った人の求める機能は反映され、
言わない人の求める機能は盛り込まれないということがあり得るからです。
これでは、「特定の人たちの仕事だけを便利にするためにシステムが提供される」ということになってしまいます。

本来、システム構築とは業務改善のひとつでなければなりません。
そして実はシステム機能不足というのは、業務問題の多くを占めています。

人の意見を聞くことは間違いではありません。
ただ、聞いたからといって、必ずシステムに盛り込まれるものとは限りません。
なぜなら、費用対効果が必要だからです。

システムの改善と業務改善

業務改善活動の中で見いだされた問題/課題で、システムに関するものを列挙してみましょう。
私の経験上、情報システムの問題が半数以上を占めています。
言い換えれば、システムを改修することで多くの問題が解決されます。

ところが、ここで “壁” にぶつかります。

■ 予算化の壁

まずは、この業務改善活動にシステム改修が盛り込まれているか否か、が大きな壁です。

ご存じのようにシステムの改修には多くのお金がかかります。
最初から業務改善の範囲に盛り込まれ予算化されていれば、予算内でのシステム改修が可能です。
しかし、予算化されていない場合はシステム以外の業務改善施策のみの実施となり、
改善活動の効果に大きな違いが生まれます。

■ 改善意識の壁

また、これも私の経験ですが、情報システム部門がそもそも業務改善に興味が無い場合もあります。
情報システム部門が業務改善のミッションを担っている場合もありますが、
システム管理に注力されていて、現場での実務を理解していないところもたくさんあります。
なので、業務改善視点でシステム改修の相談をしても、伝わらなかったり、場合によっては相手にされないこともあります。

壁を乗り越えるための「見せ方」

情報システムを有効に改修して業務改善に結びつけるためには、ふたつの壁をどう乗り越えれば良いでしょうか。

まずは予算の壁です。
予算化されていなければほとんどNGです。
せっかく業務改善活動を進めても、予算が無いがばかりに小さな改善で終わってしまっては寂しいものです。

ここで必要なのが費用対効果です。改善によってどのように業務の生産性向上が図れるのか、残業時間を減らせるか、など
具体的な費用対効果を提示することがシステム改修に取り組むためには必要不可欠です。

そもそもシステム改修も含めた業務改善活動を進めることがこのような壁にぶつからない最も良い方法だとは思います。
そしてシステム改修だけでなく、改善施策を構築するのにはお金がかかるという認識を持っている必要があります。

また、情報システム部門の壁はお互いの理解です。

業務の現場が持っているのはシステム上の課題です。
情報システム部門が必要なのはシステム機能です。
この2つは、合っていそうで意外と溝が深いのです。このギャップに多くの人は苦労していると思います。

そこで必要なのが業務フローです。業務フローベースで話をすると業務側が何をして欲しいかを情報システム部門の理解を得られやすくなります。

面と向かって討議をするよりもホワイトボードに書いた方がわかり易いと思います。
業務フローはお互いの理解を深めるためには非常に有効です。
情報システム部門に自分たちが何をしているのかわかってもらうより、何をしてもらいたいのかを正確に伝えることが大切です。
言葉だけでなく文字で、文字だけでなく絵で、コミュニケーションをビジュアル化することは非常に重要です。

こうした費用対効果の算出、業務フローによる業務のビジュアライゼーションに活躍するのがBPEC(ビーペック)です。
BPECについての詳細はこちら

せっかくの業務改善活動が情報システムの壁にぶつかって頓挫しているのを何度も見たことがあります。
システムを改修することを意識した改善活動は忘れてはなりません。

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