業務効率化といっても方法がさまざまあるゆえに、
どのような方法があり自社に向いているのか悩まれる方は多いかと思います。
効率化の取り組みを形だけで終わらせないためには、
自社に適した方法を取り入れる必要があります。
今回は業務効率化のアイデアを6つご紹介いたします。

《アイデア6選》

・業務をなくす
業務効率化を考える際にまず考えるのは無駄な業務をなくすことです。
誰が見ているかわからない資料作成やデータ収集、過去の習慣で行われている生産性の低い業務など、
こういった業務をなくすことで他の業務に時間を使うことが出来るようになり効率化につながります。
・業務をまとめる
同じ作業を複数回に分けて作業をしている、複数人で同じ作業をしているという場合は、
作業の回数や作業をする人員をまとめることが効率化につながります。
また、同じような業務があれば業務を１つにまとめることでも業務効率を上げることができます。
・業務を自動化する
日々の業務の中で特別なスキルを必要としない定形化されているルーティン業務は
自動化をすることで効率化につながります。
自動化をすることで単純な計算ミスや入力ミスを防ぐことができるのも自動化のメリットです。
・業務の担当者を変更する
人にはそれぞれ得意不得意があるので社員それぞれの得意分野と苦手分野を把握して
得意分野の業務の担当者へ変更することは効率化につながります。つまりは適材適所ということです。
また既存の人材だけではなくアウトソーシングを活用して人件費の削減や専門的なスキルを持つ人材に
業務を担当してもらうことで効率化をはかることも出来ます。
・業務を分ける
上記で紹介した【業務をまとめる】とは逆になってしまいますが、
ひとつの業務で行う作業が多すぎる場合には分けて進める方が
作業に注力し易くなり効率的になる場合もあります。
業務をまとめることに注力しすぎてしまった結果として
前後のプロセスの負荷が大きくなり全体としては効率が落ちてしまうケースがあります。
・業務マニュアル作成
業務のマニュアル作成では効率化はもちろん、
作業クオリティーの均一化や組織のリスクとなる属人化の排除といったメリットもあります。
一般的にはマニュアルを参照するのは業務に不慣れな人になるので、
表や画像や事例を活用してわかりやすいマニュアルを作ることが重要です。

《まとめ》

今回ご紹介しました業務効率化のアイデアを実践する前には
やはり効果の高い業務を洗い出すことは非常に重要となりますので、
現状の見える化を実施した上で今回のアイデアの中から自社に適したものを取り入れてみてください。

Saito

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