いざという時の備え

先日、東京・埼玉で震度5強の地震がありました。
我が家では吊り下げ式の照明の「かさ」が天井にぶつかりそうな程大きく揺れ、
寝室に寝ていた9歳長男は突然の大きな揺れに驚いて怖がっていました。
一方、6歳次男はなんとまったく起きる気配もなく、
翌朝地震があったことを話すと「え~!ほんとう??」と言っていました。。
今回の地震に関しては、ニュースに上がるような大きな被害は日暮里舎人ライナーの脱線でしょうか。
それ以外の生活インフラに関してはあまり耳にしませんでした。
幸いといえば幸いですが、こういった災害はいつ訪れるかわからないもの。
こういう事が起こった時でないとなかなかリアルに考えることはありませんが、
いざというときの備え、できていないと怖いものです。

突然○○さんが出社できなくなったら

何らかの事情で突然社員が出社できなくなることは、どの職場でも起こりうることです。
災害が起こって被災し仕事どころではなくなった、
本人がインフルエンザで出社できなくなった、等々。
少し前に我が家では、息子の通う保育園で新型コロナウイルスの感染者が発生し、
連絡のあった翌日から突然2週間の臨時休園となったこともありました。
幸い弊社ではリモートワーク体制が整っているので大事には至りませんでしたが、
出社しないと仕事ができない職種やリモートワークの体制が整っていない職場もあるでしょう。
かといって社員一人が出社できなくなったところで、
会社の業務が止まってしまうことは出来るだけ避けたいところです。
職場によっては業務マニュアルを用意しているところもあるかもしれません。
それが常に更新されていればよいのですが、数年前に一度作成したきり、
今は内容変わってるけど更新されていない、といったケースもあるのではないでしょうか。
「業務マニュアルって、担当者の引継ぎの時に最初使うだけだよね」
「普段使わないし誰も見ないし、細かいところを都度更新するのって面倒で」。。

業務の棚卸って

細かな手順はともかく、大まかに「部署内の業務」を把握(=業務の棚卸)しておくことは、
いざというときの備えとして最低限のところでしょう。
規模の大きい部署では「業務の棚卸」と聞くと「まず何からやる?」「絶対大変だよね。。」と、
なかなか最初の一歩を踏み出せないこともあるでしょう。
またそれを常に最新の状態にアップデートするのは手間がかかり、
費用対効果薄いよね、と感じてしまうでしょう。
そして何もしないうちに「いざ」という時が来てしまうかもしれません。

常に最新の状態をキープするのは難しいかもしれません。
そこで半年に1回、もしくは1年に1回程度、
最小限の負荷でアップデートしていく、とするのはいかがでしょうか。
1年もたてばたいていの業務はいくらか変化があるものです。
定期的に業務の棚卸をすることで、最低限の備えをしておきつつ、これを繰り返して行うことで、
普段は気付きにくい業務の「ムリ・ムダ・ムラ」に気づくこともできるかもしれません。

弊社の提供するBPECでは、最小限の負荷で業務の棚卸をすることができます。
また必要に応じてスポットでコンサルタントのサポートつけることもでき、
一般的な業務可視化を請け負うようなコンサルよりは低価格でそれを実現することができます。

このブログをお読みいただいたこの機会に、一度ご検討はいかがでしょうか?

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